Pemilik bisnis ritel, entah itu pertokoan, butik, ataupun cafe, seringkali kebingungan ketika harus memilih antara menggunakan software POS / Point of Sales atau software ERP / Enterprise Resource Planning Pasalnya, kedua software ini memiliki peran yang sangat penting untuk titik akhir proses bisnis, yaitu transaksi.
Lantas, mana yang terbaik? Apakah software POS lebih baik daripada ERP untuk diimplementasikan? Untuk lebih jelasnya, berikut penjelasan untung rugi dari kedua software tersebut.
Software POS
Aplikasi POS ini digunakan untuk mengelola semua transaksi. Mulai dari infromasi stok, hingga jumlah penjualan. Software POS biasanya diinstal pada komputer, laptop, ataupun tablet yang memanfaatkan monitor untuk memproses transaksi.
Sebagai alat tambahan, Anda butuh mesin printer untuk mencetak struk pembelian. Jadi, bisa dikatakan POS ini menggantikan fungsi dari mesin kasir. Nah, apa saja keuntungan dan kerugiannya?
Keuntungan POS
Mengecek Stok Barang :
Keuntungan pertama dari software POS yaitu Anda bisa dengan mudah mengecek persediaan stok barang. Anda bisa langsung memonitor data persediaan barang dengan mudah karena semua data telah terintegrasi, mulai jumlah, barang yang terjual, hingga jumlah akhir persediaan barang.
Meminimalisir Kesalahan :
Karena semua data transaksi diinput lewat aplikasi, maka Anda bisa mengurangi terjadinya kesalahan yang terjadi dalam penginputan data transaksi serta pelaporannya. Anda pun tidak perlu lagi pusing ataupun khawatir jika nantinya akan muncul selisih data antara transaksi yang terjadi dan stok barang yang ada.
Kecepatan Transaksi :
Keuntungan berikutnya yaitu kecepatan transaksi. Keuntungan ini tak hanya bisa dinikmati oleh karyawan, tapi juga konsumen. Karyawan ataupun kasir bisa lebih cepat dan mudah melakukan transaksi tanpa harus menghitung manual, dan konsumen juga akan merasa diuntungkan karena mereka tidak harus membuang banyak waktunya saat menunggu di kasir.
Efisiensi :
Kecepatan waktu sangatlah penting dalam bisnis retail. Dan software POS bisa diandalkan untuk mencapainya. Sistem pengoperasian yang mudah dan cepat, dapat mempersingkat waktu Anda dalam menjalankan bisnis.
Tidak Butuh Internet :
Salah satu keunggulan software POS yaitu Anda tetap bisa menjalankan aplikasi ini walupun secara offline. Nantinya, semua data akan tetap tersimpan, hingga saat kembali terkoneksi dengan cloud POS kembali.
Kelemahan Software POS
Biaya Besar :
Salah satu kelemahan POS yaitu butuh biaya yang lebih besar di samping biaya berlangganan. Sebagai gambaran, untuk POS kelas mikro, harga berlangganan POS dibanderol mulai Rp25 ribu hingga Rp 300 ribu perbulan. Meskipun ada POS yang gratis, tapi tetap saja akan muncul keterbatasan fitur yang nantinya akan menyusahkan Anda sendiri.
Investasi Perangkat :
Untuk memakai software POS, Anda harus membeli beberapa perangkat pendukung yang harganya relatif mahal. Perangkat tersebut seperti printer, card reader, tablet/laptop, scanner, dan perangkat POS itu sendiri.
Ancaman Virus :
Penggunaan software POS yang gratisan, rawan membawa virus. Hal inilah yang sering dikhawatirkan para pemakai POS. Apalagi jika mereka asal mengunduhnya dari situs yang tak dikenal. Dan jika sudah terkena virus, maka bisa jadi semua database kalian, mulai stok, penjualan, dan lain-lain hilang sehingga ke depannya akan menyulitkan proses transaksi dan pelaporannya.
Software ERP
Berbeda dengan software POS, software ERP memiliki fitur yang lebih banyak dan bisa dikustomisasi. Fungsi software ERP memang dirancang untuk mengintegrasikan proses bisnis perusahaan dalam satu sistem yang terpadu dengan menyederhanakan semua proses bisnis seperti keuangan, sumber daya manusia, pengadaan, distribusi, dan lainnya.
Keuntungan ERP
Informasi Akurat :
Data dari berbagai divisi akan dikumpulkan dari berbagai subdivisi, mulai inventaris, penjualan, pembelian, dan retur, keluhan, hingga pengiriman barang. Informasi ini real-time, akurat, dan relevan yang memungkinkan Anda membuat keputusan bisnis yang cepat dan tepat.
Manajemen Inventaris :
Dalam bisnis retail, keakuratan data inventaris jadi yang terpenting. Anda wajib memiliki stok barang yang cukup, tapi juga jangan sampai overstocking. Sistem ERP akan membantu menyimpan semua informasi secara terperinci untuk setiap stok item produk, mulai apa saja yang disimpan dan mana yang perlu diisi ulang.
Integrasi :
ERP akan mengintegrasikan semua informasi dalam satu platform, dan bisa diakses real time. Anda ataupun karyawan bisa mengakses data kapan pun dibutuhkan tanpa proses yang rumit. Dan jika ada up date data, bisa langsung muncul secara real time.
Otomatisasi :
Sistem POS secara otomatis mencatat seluruh transaksi. Hal ini akan menghilangkan kerumitan dan human error yang muncul jika dilakukan secara manual. Anda pun juga bisa mengintegrasikan ERP dengan perangkat POS agar transaksi penjualan lebih cepat dan lebih mudah.
Manajemen Customer :
Untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, tentunya Anda ingin menawarkan layanan dan produk yang sesuai dengan karakter mereka. Dengan sistem ERP, Anda bisa mengumpulkan semua informasi dari pelanggan, mulai riwayat pembelian, habit, hingga demografi pelanggan. Data ini akan bermanfaat untuk bahan analisis sebelum meluncurkan produk baru ataupun promosi.
Manajemen Harga :
Untuk memikat konsumen, Anda bisa meluncurkan promosi diskon, bundling, ataupun bonus gratisan. Untuk penyesuaian promo ini, akan sangat merepotkan jika dilakukan secara manual pada database harga. Terlebih jika promosi bersifat temporary dan dinamis. Kesulitan ini bisa diatasi dengan ERP yang akan mengotomatiskan pencatatan harga produk beserta diskon yang ingin disajikan kepada pelanggan.
Kelemahan Software ERP
Biaya yang Relatif Besar di AWal :
Untuk menikmati ERP, Anda harus rela merogoh kocek yang cukup dalam, di awal implementasi. Namun, sebenarnya, nilai investasi ini sebanding dengan kontribusinya untuk peningkatan efisiensi dalam bisnis Anda. Dengan membayar biaya awal yang cukup besar, skala bisnis Anda bisa lebih cepat berkembang jika tidak dibandingkan menggunakan ERP.
Harus Beradaptasi :
Di awal penggunaan, ERP akan menyulitkan pegawai Anda karena harus mempelajari fitur-fitur dan cara penggunaanya. Mereka harus mau beradaptasi dan tentunya ini bisa bisa mengakibatkan kinerja perusahaan malah menurun. Namun, penurunan kinerja ini hanya sesaat. Begitu sudah familiar dan terbiasa menggunakan ERP, mereka akan merasakan manfaatnya.
Terikat Pada Satu Vendor :
Kelemahan selanjutnya yaitu Anda harus bergantung pada satu vendor tertentu. Hal ini cukup disayangkan, karena Anda tidak bisa berganti-ganti vendor. Untuk itu sebelum memilih vendor ERP, pastikan melakukan survei terlebih dahulu mengenai profil vendor, fitur ERP, dan after service yang mereka tawarkan.
Penerapan yang Membutuhkan Waktu :
Setiap perusahaan memiliki keunikannya tersendiri. Untuk itu, Anda sebelum menggunakan ERP, Anda harus meluangkan waktu untuk memilih atau kostumisasi fitur-fitur apa saja yang dibutuhkan. Setelahnya, Anda juga harus melakukan trial error terlebih dahulu, dan melakukan training kepada seluruh karyawan.
: https://adaptiv.co.id
: info@adaptiv.co.id
: 0813-3252-9696
: @adaptiv.co.id
: PT Adaptiv Solusi Informatika