Enterprise Resource Planning System atau lebih dikenal dengan sebutan sistem ERP merupakan konsep perencaaan dan pengelolaan sumber daya perusahaan. ERP adalah paket aplikasi program yang terintegrasi dan multi-modul yang dirancang mempermudah serta mendukung berbagai fungsi dalam perusahaan. Manfaat ERP yang paling mendasar adalah untuk memberikan standarisasi, menyederhanakan, dan mengintegrasi semua proses bisnis dengan beragam sumber daya manusia, sumber keuangan, hingga distribusinya.
Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventory), invoice, termasuk kegiatan yang berhubungan dengan akuntansi perusahaan. Semua dapat diimplementasikan secara kustom, sesuai dengan kebutuhan atau alur manajemen yang telah ada sebelumnya.
Dengan paket aplikasi yang terintegrasi dan user-friendly ini, pekerjaan-pekerjaan yang ada dalam setiap divisi perusahaan, akan menjadi lebih efisien, dapat memberikan pelayanan lebih bagi konsumen, dan pada akhirnya dapat memberikan added value atau nilai tambah, serta memberikan keuntungan maksimal bagi semua stakeholder atau semua pihak yang terlibat dalam perusahaan.
Cara Kerja Sistem ERP
Secara umum, ERP merupakan aplikasi yang bekerja dengan menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis, dengan tujuan untuk menyederhanakan alur kerja bisnis yang ada.
Sistem ERP biasanya berisi dasbor tempat pengguna dapat melihat data secara realtime yang dikumpulkan dari seluruh bisnis untuk melakukan controlling, mengukur produktivitas, hingga profitabilitas, melalui modul-modul aplikasi ERP.
Salah satu contohnya, supply chain atau rantai pasokan pada sistem ERP akan dapat menerima pesanan pelanggan dan kemudian secara otomatis mengirimkan informasi tersebut ke pusat distribusi yang posisinya paling efisien untuk menyelesaikan pesanan tersebut secara tepat waktu.
Tak hanya itu, sistem ERP supply chain juga dapat melihat informasi mengenai kondisi inventaris, waktu pengiriman, dan faktor lain untuk memutuskan pusat distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya dalam menyelesaikan pesanan.
Tanpa sistem ini, data biasanya tertutup untuk salah satu departemen dan mungkin sulit diakses di seluruh level atau bagian di perusahaan. Dengan sistem ERP, data dari berbagai departemen dapat dengan mudah dibagikan dan divisualisasikan ke seluruh organisasi.
Kekayaan informasi dan penyederhanaan inilah dapat membantu dalam pengembangan tujuan bisnis dan mengurangi jumlah waktu yang dihabiskan karyawan Anda untuk tugas-tugas yang dapat diotomatiskan.
Yang juga membedakan sistem ERP dengan sistem atau software parsial lainnya, sistem supply chain ini juga dapat diitegrasikan dengan sistem pada divisi lainnya. Dapat terkoneksi secara otomatis pada manajemen produksi, sistem penjualan, pencatatan keuangan atau akuntansi, dan berbagai divisi lainnya.
Sistem informasi dan pelaporan yang bersifat otomatis ini juga sangat memudahkan dalam konteks controlling, serta memudahkan semua stakeholder yang membutuhkan, untuk mengakses data secaraa realtime, di mana saja, dan kapan saja. Hal ini tentu saja juga akan memudahkan para decision maker untuk mengambil keputusan yang tepat dan cepat.
Manfaat ERP untuk Perusahaan
Sistem yang tidak terintegrasi atau penggunaan software-softrware parsial dan memiliki database yang terpisah, mamiliki dampak yang kurang menguntungkan bagi perusahaan, dan ada banyak potensi terjadinya ketidaksesuaian sehingga sulit untuk pengelolaannya.
Sistem ERP dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang terpisah tersebut menjadi terintegrasi sehingga pengelolaannya lebih efektif dan efisien. Berikut sejumlah keuntungan yang bisa dinikmati dengan menerapkan ERP system.
Integrasi Bisnis & Akurasi Data yang Lebih Baik
Sistem ERP terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang mewakili komponen bisnis tertentu. Jika data yang dimasukan pada suatu modul (contohnya data penerimaan material), maka modul-modul lain seperti payment dan inventory secara otomatis akan juga diperbaharui.
Pembaharuan ini terjadi secara realtime. Data yang dimasukan tersebut hanya perlu sekali pemasukan saja, saat terjadinya transaksi sehingga tidak perlu lagi ada pemasukan data pada modul lainnya.
Dengan demikian, tidak perlu melakukan beberapa kali entri yang dapat menimbulkan potensi kemungkinan terjadinya kesalahan input dan duplikat data. Struktur database yang terpusat juga sangat baik dan solid dari sisi keamanan data.
Perencanaan & Manajemen Sistem Informasi
Dalam penyajian laporan, sistem ERP dapat menghasilkan laporan standar yang diperlukan. Laporan tersebut dapat diakses kapan saja dan kapan saja, oleh meraka yang diberi akses. Dengan demikian, implementasi sistem ERP akan mempermudah dalam controlling, sehingga para pengambil decision maker dapat mengambil keputusan yang cepat dan tepat.
Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem ERP juga dapat meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian. Contohnya seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan. Dengan adanya sistem ERP, siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat dipersingkat.
Pembentukan Standarisasi Prosedur
Sistem ERP didasarkan pada proses praktik Internasional terbaik yang diadopsi oleh organisasi yang menerapkannya. Pekerjaan menjadi lebih terstruktur sehingga tidak tergantung pada individu atau pekerja tertentu saja. Sistem ERP bagi sebuah perusahaan dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas.
Jembatan Manajemen Hubungan Pelanggan
Manfaat ERP lainnya adalah dapat memusatkan informasi pelanggan. Keberadaan ERP untuk CRM juga bisa jadi perpanjangan tangan untuk pemasaran kreatif. Selain itu, aktivitas jalur penjualan dan manajemen produk juga akan terpantau secara otomatis ketika melihat sistem yang ada.
Potensi Kolaborasi
Salah satu manfaat ERP yang bisa dirasakan adalah bisa meningkatkan kolaborasi. Apalagi jika dalam perusahaan mempunyai beberapa departemen. Hal ini karena kolaborasi antar departemen menjadi bagian penting dan sangat dibutuhkan dalam dunia bisnis. Alhasil, adanya software ERP menjadi pemusnah dinding pembatas antar-departemen.
Data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP nantinya bisa diakses oleh semua departemen, sesuai dengan alur atau kebijakan akses dari perusahaan. Selain itu, satu departemen bisa mengakses data milik departemen lainnya sehingga mampu memperluas kolaborasi antar tim hanya dengan internet.
Menghemat Biaya Operasional
Salah satu manfat ERP banyak digunakan oleh perusahaan karena mampu menghemat biaya operasional. Hal ini juga yang membuat kendala bisa diantisipasi dengan baik.
Apalagi perangkat tersebut bisa membantu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat sehingga mengurangi lead time. Perusahaan akhirnya bisa mengurangi tenaga kerja karena sudah terbantu oleh sistem yang otomatis.
Meningkatkan Keamanan Data
Seperti yang kita ketahui bersama, di era digital seperti saat ini, data merupakan aset penting perusahaan dan harus dijaga keamanannya. Baik dari potensi kerusakan atau kehilangan data, hingga potensi kebocoran data yang dapat merugikan perusahaan.
Manfaat ERP yang sangat menguntungkan adalah meningkatkan keamanan data tersebut. Hal ini karena ERP mempunyai firewall dan kontrol pembatasan. Tujuannya untuk mencegah terjadinya pelanggaran data. Alhasil, semua data tersimpan dalam sistem terpusat sehingga bagian titik akses bisa terjaga keamanannya.
Dengan adanya sistem ERP, departemen HR, sales and marketing, keuangan, serta departemen lainnya bisa “menyembunyikan” data penting yang sekiranya hanya orang tertentu saja yang boleh melihatnya. Selain itu, admin juga bisa memberikan hak akses kepada karyawan atau mengidentifikasi tindakan yang mencurigakan.
Membuat Perkiraan Bisnis Akurat
Manfaat ERP yang juga sangat krusial adalah bisa membuat perkiraan bisnis agar lebih akurat. Hal ini karena pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan. Alhasil hal tersebut bisa mempengaruhi keputusan yang diambil.
Itulah kenapa solusi dari software enterprise resouce planning menjadi sarana yang bisa memfasilitasi untuk mendapat laporan real time, lengkap, dan juga konsisten. Apalagi laporan dalam ERP menggunakan filter dan analitik canggih. Dengan begitu, bisa menyaring jika ada data yang tidak konsisten dan memastikan data bisa diperoleh pada waktu yang tepat.
Hubungi kami:
: https://adaptiv.co.id
: info@adaptiv.co.id
: 0813-3252-9696
: @adaptiv.co.id