Jika perusahaan atau bisnis Anda sudah berpikir serius untuk mulai melakukan implementasi ERP dalam proses bisnis, maka bisa dipastikan bisnis Anda selangkah lebih maju dibandingkan kompetitor.
Namun perlu juga diketahui, bahwa proses implementasi ERP ini cukup menantang dan kompleks. Terlebih jika sistem yang digunakan oleh perusahaan Anda selama ini tergolong rumit dan terlalu banyak tahapan. Karena sejatinya, ERP akan mengubah semua itu, dan meringkasnya menjadi sebuah proses yang jauh lebih sederhana, efisien, dan efektif.
Tidak ada jangka waktu pasti dalam proses implementasi ERP, tergantung jenis dan kompleksitas software ERP yang digunakan. Bisa seminggu, sebulan, atau bahkan lebih lama dari itu. Semakin besar skala perusahaan, pastinya butuh waktu yang lebih lama dalam proses implementasinya. Pasalnya, vendor ERP harus mempelajari proses bisnis yang rumit dan memberikan training kepada user yang lebih banyak.
Proses Implementasi ERP
Bagi yang sedang menimbang-nimbang untuk menggunakan ERP, akan kita berikan sedikit gambaran tahapan-tahapan penting yang harus dijalani dalam mengimplementasikan sistem ERP dalam proses bisnis perusahaan.
Feasibility Study
Dalam tahapan ini, Anda akan menganalisa permasalahan dan gambaran kondisi saat implementasi ERP ditetapkan di perusahaan. Dari sini, Anda bisa melihat hasil akhir atau keuntungan apa saja yang akan didapat perusahaan.
Beberapa yang jadi point penting dalam tahap ini yaitu ketahui maksud dan tujuan implementasi ERP, lalu alokasi anggaran, kesiapan karyawan, komitmen manajemen dan stake holder, dan kira-kira kendala apa saja yang dihadapi perusahaan.
Pemilihan Vendor
Berikutnya lanjut ke tahap pemilihan vendor. Ada banyak vendor yang pastinya menawarkan teknologi ERP dan harga yang menggiurkan. Namun jangan pernah tergoda dengan harga murah serta janji-janji saat demo produk.
Pikirkan baik-baik tentang reputasi mereka. Bagaimana cara mereka memahami sistem di perusahaan Anda, dan solusi yang bisa mereka berikan dengan sistem ERP yang dimiliki. Dan yang terpenting juga bagaimana komitmen mereka untuk aftersales selama kontrak berjalan. Selain dengan pihak manajemen, lebih baik seleksi vendor Erp juga melibatkan divisi terkait dan divisi IT.
Tim Implementasi
Setelah menemukan vendor ERP, segera bentuk tim untuk mengawal proses implementasinya. Tim ini bisa terdiri dari internal Anda dan wakil dari pihak vendor. Mereka akan bekerja sama untuk mengawal seluruh tahapan sesuai dengan tugas dan wewenang yang dimiliki.
Manajemen Ekspektasi
Berbeda dengan tim implementasi, tim ini memiliki tugas untuk memastikan sistem ERP dapat berjalan sesuai dengan aggreement awal dari harapan dari para stakeholder. Sebab, seiring berjalannya waktu, sangat mungkin muncul perubahan ekspektasi.
Bisa jadi ada pihak-pihak yang tidak nyaman dengan perubahan sistem kerja atau ada juga gesekan kepentingan di internal perusahaan. Dengan kehadiran tim ini, diharapkan dapat mengkondisikan seluruh hal tersebut agar tidak menyebabkan konflik di perusahaan. Karena pada dasarnya, ERP hadir untuk memenuhi kebutuhan perusahaan terhadap proses kerja yang lebih baik dan sempurna.
Migrasi Data
Migrasi data sangat penting agar implementasi bisa sukses. Namun, mentransfer data dari satu sistem ke sistem lain bisa menjadi hal yang rumit dan memunculkan permasalahan. Kesalahan pada momen ini bisa menimbulkan permasalahan serius di proses implementasi. Misalnya, terjadi kesalahan informasi mengenai inventaris atau data klien.
Untuk itu, jangan ragu mempekerjakan profesional untuk membantu proses tersebut, terutama ketika Anda tidak memiliki tim IT. Tujuannya agar proses migragis data berjalan lancar, dan bisa dipetakan ke lokasi yang sesuai di sistem ERP.
Testing, Testing, dan Testing
Sebelum mulai peluncuran, lakukan pengujian sistem secara berkali-kali hingga benar-benar tidak ditemukan bug atau error. Dalam pengujian ini pastikan interface dan fungsionalitas perangkat lunak bekerja sempura, bisa memproses data perusahaan, dan memenuhi semua kebutuhan.
Lebih baiknya, Anda bisa menguji sistem ini menggunakan skenario alur kerja sehari-hari dan memastikan integrasi data telah terintegarsi dengan lancar. Jikapun ditemukan adanya kesalahan atau error, maka Anda bisa menggunakan tahapan ini sebagai kesempatan untuk memecahkan masalah dan membuat solusi. Karena pada dasarnya, sistem ERP itu customable dan bisa disesuaikan dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.
Go Live
Jika semua modul dalam ERP telah dipastikan berjalan lancar tanpa ada masalah, maka implementasinya bisa segera diterapkan ke seluruh lini bisnis Anda. Namun jangan lupa, beberapa data transaksi seperti inventory, order, PO, AR/AP, dan saldo ini sifatnya berubah-rubah. Maka, pastikan Anda melakukan update data sesaat sebelum meluncurkan sistem ERP ini demi menjaga akurasi data.
Evaluasi
Meski ERP sudah berjalan pada sistem perusahaan, ada satu lagi tahapan akhir yang harus diperhatikan, yaitu evaluasi. Secara bertahap dan berkelanjutan, lakukan pengamatan dan penilaian dari hasil implementasi ERP ini. Apakah memang bisa memaksimalkan proses? Apakah karyawan mampu beradapatasi dan kerja mereka jadi lebih mudah? Atau justru sebaliknya.
Cari tahu juga apakah otomasi ERP bisa menghasilkan efisiensi yang nyata dan meningkatkan kepuasan pelanggan? Serta tingkat retensi pelanggan apakah jadi lebih tinggi atau lebih rendah dari sebelum memakai sistem ERP.
Jika nantinya ditemukan beberapa hal yang tidak memuaskan serta jauh dari harapan, maka tim implementasi ERP bisa kembali membuat perbaikan dan peningkatan kinerja sistem ERP agar benar-benar bisa sesuai dengan ekspektasi perusahaan.
: https://adaptiv.co.id
: info@adaptiv.co.id
: 0813-3252-9696
: @adaptiv.co.id
: PT Adaptiv Solusi Informatika