Articles

Pernahkan kita bayangkan, bagaimana sebuah perusahaan yang memiliki ratusan hingga ribuan karyawan mengelola sistem HRD-nya? Begitu banyak hal yang harus ditangani. Mulai absensi, pengajuan cuti, payroll, rekrutmen, mekanisme lembur, perjalanan dinas, data karyawan, dll. Masalahnya, banyak data yang dibutuhkan HRD yang juga tergantung dengan data atau informasi dari divisi lain. Untuk itulah integrasi data diperlukan. Alih-alih terselesaikan hanya dengan software HRD, diperlukan sebuah Human Resource Information System atau HRIS.

Dalam sistem ERP atau Enterprise Resource Planning, terdapat sebuah fitur yang disebut HRIS atau Human Resources Information System. Fitur ini akan membantu seluruh pengerjaan HRD lewat satu aplikasi, baik melalui desktop ataupun smartphone.

HRD pun dapat mengevaluasi dan melihat pekerjaan yang dikerjakan karyawan di perusahaan tempat mereka dan rekam aktivitas ini sifatnya real time. Jadi data ataupun foto dari kegiatan tidak bisa dimanipulasi.

Dengan penggunaan HRIS, perusahaan akan mampu meningkatkan efisiensi bisnis mereka. HRD ataupun owner pun tidak perlu menghabiskan banyak waktu ataupun biaya hanya untuk mengurus segala permasalahan ataupun polemik di sisi SDM.

HRD pada akhirnya dapat melakukan otomatisasi, penyimpanan, dan pengelolaan informasi karyawan dengan cepat dan terpusat di satu sistem saja, dan dapat diakses kapan pun dan di manapun.

Dengan HRIS, karyawan diharapkan bisa merasakan kepuasan kerja. Yang pada akhirnya akan merangsang mereka untuk meningkatkan produktivitas kerjanya menjadi lebih berkualitas, dan tentunya hal ini akan membantu kelancaran bisnis Anda.

HRIS juga akan dapat membantu efisiensi alur kerja para karyawan jauh lebih ringkas, sehingga tak perlu lagi bersusah payah mengerjakan tugas administrasi dengan durasi pengerjaan yang cukup panjang dan rumit. Berkat efisiensi yang hadir pada HRIS, HRD bisa lebih fokus untuk menyusun strategi guna mengembangkan kualitas karyawan di perusahaan tersebut.

 

Manfaat HRIS bagi HRD

Minimalkan Human Error

Seperti yang kita tahu, tugas administratif itu umumnya bersifat berulang dan memakan waktu lama. Sistem HRIS ini membantu lewat automisasi berbagai data rekapitulasi seperti absen, biaya perjalanan dinas, hingga penggajian, lain dalam waktu singkat.

Ringkasnya sistem kerja ini akan secara tak langsung meningkatkan kepuasan kerja para karyawan. Namun yang terpenting yaitu HRIS bisa mengurangi terjadinya human error, entah itu kesalahan dalam input data karyawan atau penghitungan gaji.

Kemudahan Pengelolaan Data

Ada banyak tugas yang harus dikerjakan oleh HRD, yang artinya ada banyak data pula yang harus mereka input dan kelola. Data yang ada bisa mencakup rekrutmen, manajemen kinerja, pembelajaran & pengembangan, perencanaan suksesi, serta gaji dan tunjangan. Nah, HRIS ini bisa memudahkan proses pengelolaan tersebut secara sistematis dan cepat.

Pemantauan Kinerja

Kinerja karyawan menjadi hal penting yang harus selalu diawasi oleh pemilik perusahaan. HRIS ini bisa membantu Anda dengan mengolah data kinerja karyawan menjadi sebuah informasi. Nah, informasi tersebut bisa menjadi acuan yang dapat digunakan HRD untuk meninjau perkembangan kinerja karyawan dari semua divisi dan cara membandingkan kinerja saat ini dengan periode sebelumnya.

Adapun hasil dari perbandingan tersebut bisa digunakan oleh HRD untuk memberikan reward bagi karyawan berprestasi ataupun tindakan jika memang kinerja karyawan dinilai menurun dibanding periode sebelumnya.

Pengambilan Keputusan

Dengan kemampuan HRIS yang dapat menghadirkan data dan informasi yang akurat, seperti absensi, penggajian, tunjangan, dan KPI dari karyawan, HRD manajer tentu dapat mengambil keputusan yang cepat dan tepat tanpa harus membuang waktu ataupun mengukur hasil kinerja mereka secara manual.

Meminimalisir Biaya

Merekap data karyawan yang jumlahnya ratusan atau ribuan tentu membutuhkan banyak biaya operasional. Entah itu penggunaan kertas dan upah atas kerja lembur untuk menyelesaikan pekerjaannya.

Salah satu keuntungan HRIS ini yaitu memangkas waktu operasional menjadi jauh lebih singkat dan akhirnya bisa mengurangi biaya-biaya tak terduga. Bahkan jika Anda bisa memaksimalkan HRIS, segala bentuk biaya operasional yang besar bisa diminimalisir.

Mempermudah Proses Rekrutmen

Sebelum melakukan rekrutmen, Anda pasti memiliki kriteria tertentu. HRIS hadir untuk mempermudah proses rekrutmen agar HRD tidak merasa kewalahan mengurusnya. Dengan memaksimalkan fungsi HRIS, pekerjaan HRD terkait proses rekrutmen, pemilihan karyawan, hingga penempatannya bisa dikerjakan dengan cepat, praktis, dan otomatis.

 

Fitur Utama HRIS

Setelah memahami berbagai keuntungan dari HRIS, alangkah baiknya jika Anda juga mengetahui beberapa fitur penting yang bisa digunakan dari aplikasi ini.

Sistem Rekrutmen

Banyak perusahaan yang mulai memakai website sebagai sarana mencari calon karyawan yang berkualitas dan berkompeten sesuai standar mereka. Calon karyawan biasanya akan diminta untuk mengisi data yang diminta.

HRIS dengan kemampuannya dalam mengolah data akan menganalisa ratusan data yang masuk dari calon karyawan dan memeriksa apakah ada yang lolos kualifikasi seperti yang ditentukan atau tidak.

Penyimpanan Data Pegawai

Biasanya saat ada karyawan baru, HRD akan melakukan input data mereka. Proses ini dapat dihilangkan jika Anda menggunakan HRIS, di mana Anda bisa meminta karyawan untuk menginput datanya sendiri. Setelah tercatat di sistem, HRD bisa menentukan hak-hak yang akan diterima oleh karyawan baru berdasarkan aturan perusahaan.

Sistem Kehadiran

Jika perusahaan Anda termasuk dalam skala besar, pasti akan sangat merepotkan mengelola banyaknya data kehadiran karyawan setiap hari dan harus menganalisanya di akhir bulan untuk sistem pengajian dan lain-lain.

Pengelolaan secara manual pun berpontensi terjadinya human eror jika tidak dilakukan dengan akurat dan tepat. Namun, Anda tidak perlu mengkhatirkan semua itu dengan menggunakan fitur sistem kehadiran dari HRIS.

Sistem Payroll

Setiap bulannya, HRD pasti membuat laporan rekap penggajian. Jika dilakukan secara manual, sekali lagi akan memakan waktu dan tenaga. Kelebihan sistem payroll di HRIS yaitu bisa menghitung uang lembur, bonus, THR, denda, pinjaman karyawan, hingga pajak dan BPJS karyawan. Anda tidak perlu pusing dan ribet lagi setiap kali melakukan perhitungan gaji karyawan.

Sistem Penilaian Karyawan

Untuk mendapatkan data yang akurat dan transparan dari kinerja karyawan, Anda bisa mengandalkan fitur ini. Bahkan kemudahan penggunaan sistem HRIS adalah HRD bisa membuat lembar evaluasi tersendiri yang bisa diberikan kepada karyawan. Sehingga nantinya setiap hasil penilaian tersebut bisa ditinjau dengan mudah dan menjadi patokan kinerja karyawan.

Manajemen Keuangan

Biaya yang dikeluarkan dan pengembalian uang yang diajukan oleh karyawan perusahaan, semuanya dapat ditinjau dengan fitur ini. Manajer HRD dapat dengan mudah untuk membuat laporan terkait total biaya yang dikeluarkan setiap karyawan, mulai bensin, perjalanan dinas, ataupun yang lainnya.

Manajemen Pajak

Fitur ini wajib juga untuk Anda gunakan. Dalam HRIS ada fitur Tax Management yang terintegrasi. Seluruh informasi keuangan serta pajak PPh 21, mulai dari NPWP, data BPJS Ketenagakerjaan dan BPJS Kesehatan hingga informasi bank karyawan.

Pengajuan Cuti

Fitur lain yang tak kalah penting untuk digunakan dalam HRIS ini adalah pengajuan cuti. Meski terdengar sepele, namun terkadang merekap data cuti dari setiap karyawan dan mengumpulkannya di akhir bulan akan menjadi beban pekerjaan yang cukup merepotkan. Dengan fitur ini, karyawan bahkan dapat mengatur sendiri pengajuan cutinya. Prosesnya pun jadi lebih singkat, dan rekapan datanya juga lebih akurat.

 : https://adaptiv.co.id
 : info@adaptiv.co.id
 : 0813-3252-9696
 : @adaptiv.co.id