*Secara garis besar, Enterprise Resource Planning System atau lebih dikenal dengan sebutan sistem ERP adalah konsep perencana dan pengelolaan sumber daya perusahaan, berupa paket aplikasi program yang terintegrasi dan multimodul, serta dirancang untuk melayani dan mendukung berbagai fungsi manajemen dalam perusahaan.
Dengan aplikasi ini, pekerjaan menjadi lebih efisien, yang akhirnya dapat menghasilkan nilai tambah dan memberikan keuntungan maksimal bagi semua pihak yang berkepentingan (stake holder) atas perusahaan.
Dengan kata lain, ERP adalah sebuah sistem berbasis aplikasi atau software yang memberikan standarisasi, penyederhanaan, dan mengintegrasikan semua proses bisnis dengan beragam sumber daya manusia, finansial, distribusi, dan sales hingga pada tingkat end customer. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi persediaan (inventory), invoice, termasuk kegiatan yang berhubungan dengan akuntansi perusahaan.
Cara Kerja Sistem ERP
Secara umum, ERP menggunakan database terpusat untuk berbagai proses bisnis guna mengurangi kerja manual dan menyederhanakan alur kerja bisnis yang ada.
Sistem ERP biasanya berisi dasbor tempat pengguna dapat melihat data secara realtime yang dikumpulkan dari seluruh bisnis untuk mengukur produktivitas dan mendorong profitabilitas.
Misalnya, sistem ERP dapat menerima pesanan pelanggan dan kemudian secara otomatis mengirimkan informasi tersebut ke pusat distribusi yang paling efisien dan diposisikan untuk menyelesaikan pesanan secara tepat waktu. Sistem ini juga dapat melihat informasi mengenai level inventaris, waktu pengiriman, dan faktor lain untuk memutuskan pusat distribusi mana yang paling produktif dan hemat biaya dalam menyelesaikan pesanan.
Tak hanya sistem inventory dan distribusi, ada banyak sistem yang bisa dibuat secara custom, sesuai dengan kebutuhan perusahaan, termasuk yang menyangkut sistem pencatatan keuangan atau akuntansi, sistem HRD, manajemen proyek, dan semua lini bisnis lainnya.
Manfaat untuk Perusahaan
Sistem terpisah yang memiliki database yang berbeda rentan terhadap terjadinya ketidaksesuaian, sehingga mengganggu ritme perusahaan. Sistem ERP dikembangkan untuk menggantikan sistem-sistem yang terpisah tersebut menjadi terintegrasi sehingga pengelolaannya lebih efektif dan efisien.
- Integrasi Bisnis & Akurasi Data yang Lebih Baik
Terdiri dari berbagai modul dan sub-modul yang mewakili komponen bisnis tertentu. Jika data yang dimasukan pada suatu modul (contohnya data penerimaan material) maka modul-modul lain seperti pembayaran dan persediaan akan secara otomatis diperbaharui juga.
Pembaharuan ini terjadi secara realtime. Data yang dimasukan tersebut hanya perlu sekali pemasukan saja, saat terjadinya transaksi sehingga tidak perlu lagi ada pemasukan data pada modul lainnya.
Dengan demikian, kebutuhan untuk beberapa kali entri data dapat dieliminasi. Serta, kemungkinan terjadinya kesalahan pengetikan data dan duplikat data juga lebih minim. Struktur database yang terpusat juga memungkinkan administrasi dan keamanan yang lebih baik atau untuk menghindari terjadi kehilangan data yang penting.
- Perencanaan & Manajemen Sistem Informasi
Sistem ERP memiliki alat-alat pendukung pengambilan keputusan yang baik. Seperti alat perencanaan dan alat simulasi yang dapat membantu manajemen sistem informasi untuk lebih tepat memanfaatkan sumber dayanya seperti material, sumber daya manusia dan mesin. Dalam menyajikan laporan, sistem ini dapat menghasilkan laporan standar yang diperlukan. Laporan tersebut dapat diakses oleh manajemen kapan saja saat dibutuhkan.
- Peningkatan Efisiensi dan Produktivitas
Selain menyediakan perencanaan yang lebih baik, sistem ERP juga dapat meningkatkan efisiensi pada aktivitas rutin harian. Contohnya seperti pemesanan, pengiriman, kinerja pemasok, manajemen kualitas, manajemen kas, dan realisasi penjualan. Siklus waktu penjualan ke kas dan pembayaran ke pemasok pun dapat dipersingkat.
- Pembentukan Standarisasi Prosedur
Sistem ERP didasarkan pada proses praktik Internasional terbaik yang diadopsi oleh organisasi yang menerapkannya. Pekerjaan menjadi lebih terstruktur sehingga tidak tergantung pada individu atau pekerja tertentu saja, sehingga dapat meningkatkan efisiensi dan efektifitas.
- Jembatan Manajemen Hubungan Pelanggan
Dengan sistem ERP, Anda dapat memusatkan informasi pelanggan, sehingga bisa dapatkan akses yang lebih cepat. Keberadaan ERP untuk CRM juga bisa jadi perpanjangan tangan untuk pemasaran kreatif. Selain itu, aktivitas jalur penjualan dan manajemen produk juga akan terpantau secara otomatis ketika melihat sistem yang ada.
- Potensi Kolaborasi
Salah satu kegunaan yang bisa dirasakan adalah bisa meningkatkan kolaborasi. Apalagi jika dalam perusahaan mempunyai beberapa departemen. Data yang dimasukkan ke dalam sistem ERP nantinya bisa diakses oleh semua departemen. Selain itu, satu departemen bisa mengakses data milik departemen lainnya sehingga mampu memperluas kolaborasi antar tim hanya dengan internet.
- Menghemat Biaya Operasional
Salah satu alasan kenapa software ERP banyak digunakan oleh perusahaan karena mampu menghemat biaya operasional. Hal ini juga yang membuat kendala atau kerusakan bisa diantisipasi dengan baik.
Apalagi perangkat tersebut bisa membantu menyelesaikan pekerjaan dengan cepat sehingga mengurangi lead time. Perusahaan akhirnya bisa mengurangi tenaga kerja karena sudah terbantu oleh sistem yang otomatis.
- Meningkatkan Keamanan Data
ERP mempunyai firewall dan kontrol pembatasan. Tujuannya untuk mencegah terjadinya pelanggaran data. Alhasil, semua data tersimpan dalam sistem terpusat sehingga bagian titik akses bisa terjaga keamanannya.
Dengan adanya sistem ERP, manajer HR bisa menyembunyikan data penting yang sekiranya hanya orang tertentu saja yang boleh melihatnya. Selain itu, admin juga bisa memberikan hak akses kepada karyawan atau mengidentifikasi tindakan yang mencurigakan.
- Membuat Perkiraan Bisnis Akurat
Kegunaan dari perangkat ERP adalah bisa membuat perkiraan bisnis agar lebih akurat. Hal ini karena pemangku kepentingan dalam perusahaan bergantung pada laporan. Alhasil hal tersebut bisa mempengaruhi keputusan yang diambil.
Itulah kenapa solusi dari software enterprise resouce planning menjadi sarana yang bisa memfasilitasi untuk mendapat laporan real time, lengkap, dan juga konsisten. Apalagi laporan dalam ERP menggunakan filter dan analitik canggih. Dengan begitu, bisa menyaring jika ada data yang tidak konsisten dan memastikan data bisa diperoleh pada waktu yang tepat.
Hubungi kami:
: https://adaptiv.co.id
: info@adaptiv.co.id
: 0813-3252-9696
: @adaptiv.co.id